Desain dan Struktur Organisasi

BAB DELAPAN

            DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI

KONSEP DASAR PENGORGANISASIAN

            Dalam proses pengorganisasian, manajer mengalokasikan keseluruhan sumber dayaorganisasi sesuai dengan rencana yang telah di buat berdasarkan suatu kerangka kerja organisasi tertentu.Kerangka kerja organisasi tersebut di sebut sebagai desain organisasi (organizational design). Bentuk spesifik dari kerangka kerja organisasi di namakan dengan struktur organisasi (organizational structure) . jika  dalam fungsi perencanaan , tujuan dan fungsi perencanaan  ditetapkan, maka dalam pengorganisasian rencana tersebut diturunkan dalam sebuah pembagian kerja tertentu dalam sebuah struktur organisasi dimana didalamnya terdapat kejelasan bagaimana rencana organisasi akan dilaksanakan, dikoordinasi, dan dikomunikasikan.

Empat Pilar Dalam Pengorganisasian

Sebagai amana dikemukakan oleh Stooner,Freeman , dan Gilbert (1995),ada empat pilar ( building blocks), yang menjadi dasar untuk melakukan proses pengorganisasian pilar tersebut adalah pembagian kerja ( division of work ), pengelompokkan pekerjaan ( departemenlization ),penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy), serta penentuan mekanisme untuk mengintegrasiakn aktivitas antar bagian dalam organisasi atau koordinasi (coordination ).

Pilar Pertama : Pembagian Kerja ( Division of Work )

            Pembagian kerja ( Division of Work ) yaitu upaya untuk menyederhanakan dari keseluruhan kegiatan dan pekerjaan yang mungkin saja bersifat kompleks menjadi lbih sederhana dan spesifik di mana setiap orang akan di tempatkan dan di tugaskan untuk setiap kegiatan yang   sederhana dan spesifik. Sebagai contoh, dalam bisnis restoran ,pembagian kerja dapat berupa pembagian kerja untuk bagian dapur,pekayanan pelanggan di meja makan, kasir , dan lain sebagainya. Kadangkala pembagian kerja ini juga di namakan dengan pembagian tenaga kerja ( division of labor ), akan tetapi saat ini penggunaan pembagian tenaga kerja lebih banyak di gunakan karena pada dasarnya yang dibagi-bagi adalah pekerjaannya, bukan orang-orangnya. Adapun orang-orang merupakan pihak yang ditugaskan atau ditunjukkan bagaimana batasan kewenangan dibuat dan siapa dan bagian mana akan melapor kebagian mana.

 Chain of command juga menunjukkan garis perintah dalam sebuah organisasi atau hierarki yang paling tinggi misalnya hingga hierarki yang paling rendah.

            Dalam penentuan hierarki organnisasi melalui penentuan span of management control dan chain of command, manajer perlu mempertimbangkan apakah akan menggunakan jenis hierarki yang bersifat horizontal ( flat hierarchy ) atau vertical ( tall hierarchy ). Hierarki horizontal adalah bentuk struktuur organisasi yang bagian-bagian organisasinya banyak keksamping, dan meminimalkan jumlah subbagian atau departemen. Adapun hierarki vertical meminimalkan bagian-bagian organisasi kesamping horizontal, dan memperbanyak subbagian atau departemen secara verrikal.

Pilar Keempat: Koordinasi (Coordination)

            Pilar terakhir dari proses pengorganisasian adalah koordinasi. Koordinasi (coordination) sebagaimana menurut Stoner, Freeman, dan Gilbert (1995) pada dasarnya adalah the process of integrating the activities of separate departemen in order to pursue organizational goals effectively. Koordinasi adalah proses dalam mengintegrasikan seluruh aktivitas dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi bisa tercapai secara efektif.

Faktor yang mempengaruhi Struktur Organisasi

Terdapat empat faktor yang mempengaruhi struktur organisasi, yaitu faktor strategi, skala perusahaan. Teknologi, serta lingkungan.

Strategi Organisasi

            Masalah utama yang dihadapi oleh organisasi agar tujuan yang telah ditettapkan dapat tercapai adalah bagaimana organisasi tersebut sebaiknya distrukturkan.

Skala Organisasi

            Organisasi dapat dibedakan skalanya menurut berbagai faktor, diantaranya adalah dari jumlah penjualan, pangsa pasar, hingga jumlah tenaga kerja. Organisasi yang berskala besara artinya organisasi tersebut barangkali  memiliki berbagai cabang di berbagai daerah dikarenakan pangsa pasarnya yang luaus, dan dengan demikian memiliki tenaga kerja yang tidak sedikit.

Teknologi

            Faktor teknologi yang dimaksudkan disini adalah terkait dengan cara bagaimana sebuah produk dari sebuah organisasi bisnis dihasilkan atau juga dengan cara bagaimana pekerjaan dilakukan.

            Dilain faktor teknologi juga terkait dengan penggunaan alat-alat bantu dalam sebuah organisiasi.

Lingkungaan

            Lingkungan yang dinamis akan mendorong organisasi untuk selalu menyesuaikan struktur organisasi dengan tuntutan lingkungan yang ssenantiasa berubah. Sebaliknya, lingkungan organisasi yang cenderung statis tidak akan terlalu banyak mengubah struktur organisiasi.

Beberapa Pendekatan Dalam Proses Departementalisasi

            Departementalisasi merupakan proses penentuan bagian bagian dalam organisasi yang akan bebrtanggungjawab dalam melakukan bermacam jenis pekerjaan yang telah dikategorikan berdasarkan faktor-faktor tertentu. Dalam mendesain organisasi, khusunya dalam prosesdepartementalisasi, ada beberapa pendekatan yang bisa digunakan oleh organisasi, yaitu pendekatan berdasarkan fungsional, berdasarkan produk, berdasarkan pelanggan, berdasarkan geografis, dan berdasarkan matriks.

Pendekatan Fungsional

Berdasarkan pendekatan ini, proses departementalisasi dilakukan berdasarkan fungsi-fungsi tertentu yang mesti dijalankan dalam sebuah organisasi.

Pendekatan Produk

Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan jenis produk yang dibuat oleh organisasi.

Pendekatan Pelanggan

Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan karateristik pelanggan yang menjadi sasara pelanggan dari organisasi.

Pendekatan Geografis

            penetuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan wilayah geografis di mana organisasi beroperasi.

Pendekatan Matriks

            Pendekatan departementalisasi terakhir yang diperkenalkan adalah pendekatan matriks. Pendekatan ini pada dasarnya merupaka n proses departementalisasi yang menggabungkan antara pendekatan fungsional  dengan  pendekatan lain, misalnya berdasarkan proyek tertentu, produk tertentu, ataupun berdasarkan pendekatan lainnya.

Pendekatan Mana Yang Lebih Baik ?

            Sebagai kesimpulan setiap pendekatan memiliki keterbatasan sekaligus kelebihannya. Oleh karena itu penggunaannya juga sangat situasional dengan berbagai faktor yang dimiliki dan dihadapi oleh organisasi.

Struktur Organisasi Formal dan Informal

            Struktur organisasi inilah yang dijadikan panduan bagi seluruh anggota organisasi untuk melakukan berbagai hal dalam upaya pencapaian tujuan.